ถอดสมการเวลาทำงาน”ซีอีโอ”

เคยสงสัยไหมว่าแต่ละวัน”เจ้านาย” ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับภารกิจอะไรทำไมตารางชีวิตของเหล่าบิ๊กบอสถึงเต็มเหยียด และดูเครียดแสนเครียดตลอดเวลา คำตอบเบื้องต้นคือ ภารกิจสำคัญสุดๆ ที่ผู้บริหารต้องทุ่มเทเวลาให้มากถึง 1 ใน 3 ของเวลางาน คือ การประชุม

 “วอลล์สตรีท เจอร์นัล” นำเสนอผลการศึกษาของทีมวิจัยจากลอนดอน สกูล ออฟ อีโคโนมิกส์ และฮาร์วาร์ด บิสซิเนส สกูล ที่เพิ่งตีพิมพ์ในวารสารของฮาร์วาร์ด บิสซิเนส สกูล ซอกแซกไปศึกษาตารางการทำงานประจำวันของเหล่า “ซีอีโอ” กว่า 500 คนทั่วโลก และสังเคราะห์ผลการศึกษา 3 ชิ้น เพื่อให้รู้ว่า บิ๊กบอสทั้งหลายบริหารจัดการเวลากันอย่างไร และเรื่องนี้ ส่งผลกระทบต่อผลงานและการบริหารองค์กรที่ตัวเองกุมบังเหียนอยู่หรือไม่

หนึ่งในการศึกษาซีอีโอ 65 ราย พบว่า ในแต่ละสัปดาห์ ผู้บริหารเหล่านี้ใช้เวลาเกือบ 18 ชั่วโมง จากเวลางานทั้งหมด 55 ชั่วโมง หมดไปกับการประชุม ส่วนอีกกว่า 3 ชั่วโมงถูกใช้ไปกับการคุยโทรศัพท์ เวลาอีก 5 ชั่วโมง ที่ต้องเดินสายรับประทานอาหารกระชับสัมพันธ์ธุรกิจ เวลาอีกบางส่วนที่เหลือใช้ในการเดินทาง และกิจกรรมส่วนตัว อาทิเช่น ออกกำลังกาย หรือกินข้าวกับคู่ชีวิต ขณะที่เวลาเล็กๆ น้อยๆ อย่างคุยโทรศัพท์แค่แป๊บเดียว ไม่ถูกนับรวมในการศึกษา ทำให้บอสทั้งหลาย เหลือเวลาทำงานจริงๆ เฉลี่ยแค่ประมาณ 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์!

ผลการวิจัย ยังพบด้วยว่า ซีอีโอต้องเข้าร่วมประชุมภายในองค์กรที่ทั้งมากครั้ง และยาวนาน แทนที่จะมอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้บริหารคนอื่นๆ ซีอีโอ กลับต้องบริหารจัดการงานภายในเหล่านี้เองเพราะต้องรับฟังรายงานโดยตรง แต่ก็ใช่ว่าทุกบริษัทจะเป็นเช่นนี้ เพราะบางองค์กร ที่มีตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (ซีเอฟโอ) หรือประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (ซีโอโอ) อยู่ในลำดับขั้นการบริหาร ซีอีโอ ก็จะใช้เวลาในการประชุมลดลงเฉลี่ย 5 ชั่วโมงครึ่ง

“ราฟฟาเอลลา ซาดัน” ผู้ร่วมวิจัยในโครงการนี้ ระบุว่า ถึงแม้ซีอีโอจะต้องรับฟังรายงานด้วยตัวเอง แต่ผลของการมีซีเอฟโอหรือซีโอโอ อาจช่วยลดเวลาที่ซีอีโอต้องใช้เพื่อประชุมภายในได้บ้าง

ทีมวิจัย ไม่แปลกใจกับการที่ซีอีโอ หมดเวลาส่วนใหญ่ไปกับการประชุม เนื่องจากภารกิจสำคัญของซีอีโอ คือ การบริหารจัดการพนักงาน และพบปะกับลูกค้าและที่ปรึกษาทางธุรกิจ แม้ว่าการประชุมบางครั้ง จะจัดผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำให้ผู้บริหารสูงสุดสามารถใช้เวลาในบริษัท และใกล้ชิดกับทั้งพนักงานและลูกค้า แต่กระนั้น ซีอีโอก็เรียกร้องเวลาส่วนตัวเพิ่มขึ้น เพื่อจะได้ใช้ความคิดและวางกลยุทธ์ต่างๆ

“โรรี โคเวน” ซีอีโอของไลอ้อนบริดจ์ เทคโนโลยีส์ อิงค์ ที่มีพนักงาน 4,500 คน บอกว่า เขาต้องติดต่อสื่อสารกับพนักงานและลูกค้า แทบจะไม่ได้หยุดหย่อน จนไม่รู้ว่าตอนไหนบ้างที่ไม่ได้ประชุมอยู่

โคเวนหาทางออก เพื่อจะไม่ต้องใช้เวลายาวนานในการประชุมแบบเห็นหน้าเห็นตา เขาจึงใช้วิธีย้ำบ่อยๆ ผ่านตัวบุคคล ข้อความ ข้อความแบบโต้ตอบทันที (อินสแตนท์ แมสเสจ) และแชตผ่านวิดีโอ แต่หลายๆ ครั้ง การติดต่อผ่าน 4-5 ช่องทางข้างต้นก็เกิดขึ้นพร้อมๆ กัน

ด้าน “ลาร์ส ดาลการ์ด” ซีอีโอของบริษัทซอฟต์แวร์ ด้านทรัพยากรบุคคล “ซัคเซสแฟกเตอร์ส อิงค์” ยอมรับว่า เขาหมดเวลาราว 1 ใน 3 ของเวลางาน ไปกับการประชุมอย่างเป็นทางการ เพราะในยามที่คุณนั่งประชุม คู่แข่งก็ทำอะไรได้เยอะแล้ว ทั้งนี้ บริษัทซอฟต์แวร์ “เอสเอพี” เพิ่งประกาศซื้อหุ้นของซัคเซสแฟกเตอร์สเมื่อไม่นานมานี้

“ไทเกอร์ ทยาการาจัน” ซีอีโอของเจนแพ็กต์ บอกว่า เขาพยายามให้ความสำคัญกับการประชุมกับลูกค้า แต่ก็อยากได้เวลามากกว่านี้ ที่จะนั่งคิดหรือหาไอเดียใหม่ๆ โดยไม่มีการประชุมหรือวาระเร่งด่วนค้ำคออยู่

เช่นเดียวกับ ดาลการ์ด ที่พยายามหาเวลาว่างใช้ความคิดในห้องเงียบๆ หรือขับรถเล่นให้สมองแล่น ขณะที่โคเวน ใช้เวลาตอนเช้าๆ เคลียร์ความคิด อ่านข้อมูลต่างๆ และจัดการกับอีเมล์มากมาย

ทว่ายังมีผู้บริหารบางราย ที่จัดการเวลาได้อย่างที่ต้องการ อย่างกรณีของ “โจน โอริงเกอร์” ซีอีโอของบริษัทให้บริการข้อมูลภาพ “ชัตเตอร์สต็อก อิมเมจ” ที่ไม่ค่อยใช้การติดต่อทางโทรศัพท์ และเข้าร่วมประชุมวันละไม่เกิน 3 ครั้ง แต่ละครั้งกินเวลา 30 นาที ไปจนถึงมากสุด 90 นาที

เวลาส่วนที่เหลือ โอริงเกอร์ ใช้ในการติดตามข้อมูลผ่านเว็บบล็อก ตรวจสอบการจราจรบนเว็บ ตามทวิตเตอร์ และทำงานที่ตัวเองสนใจ โดยเขาจะหมกตัวอยู่ที่ออฟฟิศตั้งแต่ 9.30 น. ไปจนถึง 16.00 น. แต่จะทำงานจากบ้าน รวมถึงในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ เพราะเขามีความรู้สึกว่า นี่เป็นส่วนหนึ่งในชีวิต ไม่ได้กำลังทำงานอยู่

ผลวิจัยอีกชิ้น ที่ศึกษาเวลางานของซีอีโอชาวอิตาเลียน 94 ราย พบว่า การบริหารจัดการเวลาของผู้บริหารเหล่านี้ มีความเกี่ยวพันกับผลกำไร และขีดความสามารถในการผลิตของบริษัท เมื่อวัดจากรายได้ต่อพนักงาน 1 คน

กุญแจสำคัญของงานวิจัยชิ้นนี้ คือ ผลงานของบริษัทขึ้นอยู่กับผู้ที่ซีอีโอไปพบ การประชุมร่วมกับบุคคลภายนอก ไม่ได้ช่วยเพิ่มความสามารถในการผลิตของบริษัทเสมอไป ทว่า ผลงานที่ดีมาจากการประชุมในองค์กรมากกว่า

WiseKnow.Com เว็บการตลาดยอดนิยมของไทย

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>